Orde en structuur in de tenderfase: Damen in Den Helder lukt dat

“Als ik tijdens een tender aan mijn collega’s vroeg om de laatste versie van de planning van ons project dan bleek dat bestand maar al te vaak verouderd. Ook deadlines werden te vaak niet gehaald. Ik wist dat hier snel een oplossing moest komen. En dat is gelukt. Sterker nog, we kunnen projecten zelfs sneller opleveren.” Aan het woord is Humphrey van der Heijden, technisch specialist bij Damen. Hij neemt ons mee in zijn zoektocht naar orde en structuur in de tenderfase bij het mooie Damen Shipyards te Den Helder.

Tenderfase
Van der Heijden licht eerst de tenderfase toe: “In een tender wordt de bouw of een upgrade van een schip door een potentiële klant aangevraagd. Dan is het heel belangrijk om de technische implicaties inzichtelijk te hebben om een prijs te kunnen berekenen en een tijdspad te kunnen uitstippelen. Ik ben verantwoordelijk voor het opstellen van de technische specificaties. Dan heb je het snel over honderden documenten met duizenden gegevens. Deze documenten worden vaak herzien zowel intern door tientallen collega’s als ook extern bij leveranciers en door de klant.”

Software geschreven voor maritieme sector
“Iedere collega hield in een soort eigen mappenstructuur het project bij. Het was dus vaak zoeken naar de laatste versie. En achteraf bleek dat er toch een nieuwere versie bij iemand anders stond. Dat was dus foutgevoelig met alle gevolgen van dien. Ik ben toen op zoek gegaan naar een smart data management programma dat ons kan helpen om al deze documenten en datastromen te structureren en inzichtelijk te maken. Ik heb met software van grote softwaregiganten gewerkt, maar heb gekozen voor Shipbuilder. In Shipbuilder houden we alle documenten overzichtelijk in één structuur bij. Nu lijkt dit niet uniek, maar de software is echt voor de maritieme sector gemaakt, de structuur ervan ziet er net zo uit als een schip. Je kunt dus direct aan de slag.”

Tenderfase 2.0
Op deze beslissing kijkt Van der Heijden tevreden terug: “Allereerst werken we allemaal in dezelfde, heldere structuur terwijl ook andere doorsnedes mogelijk zijn. Iedereen kijkt dus naar dezelfde gegevens. Van collega’s tot de klant en van klassebureau tot projectmanager. Niemand in het project vraagt zich dus nog af of hij/zij wel over de juiste gegevens beschikt. Dat scheelt veel zoektijd en is veel minder foutgevoelig. Maar ik ontdekte dat met Shipbuilder veel meer mogelijk is. Ik voer het hele tenderproces in de software in. Daarin geef ik per taak aan wie wanneer moet reageren. De software doet de rest. Is er niet gereageerd, dan krijg ik daar een melding van en kan eenvoudig daarop sturen. Iedereen ziet direct wat er te doen is voor hem/haar en wanneer het gereed moet zijn. Wel zo duidelijk.”

Projecten sneller opleveren
Die heldere structuur biedt Damen een bijkomend voordeel: “Doordat we allemaal met dezelfde gegevens werken en ik makkelijk kan sturen op processen zie ik dat het project waarvoor we Shipbuilder gebruiken sneller verloopt. Hierdoor kan het project sneller worden gerealiseerd. Sterker nog, ik kan de structuur die ik voor het huidige project gebruik grotendeels hergebruiken voor een nieuw project. Daarmee zullen toekomstige projecten nóg sneller gerealiseerd kunnen worden.”

Logistiek op orde
Bij Damen in Den Helder wordt gewerkt met een zogenaamd Integrated Logistic System (ILS). In dit systeem worden alle onderdelen gedocumenteerd die worden meegeven aan de klant bij oplevering. Van der Heijden: “We werken nu met een software leverancier waarin we per project de onderdelen opnieuw moeten invoeren. Dat vind ik teveel tijd kosten. Ik heb ontdekt, dat je in Shipbuilder naast een structuur, ook alle data kunt kopiëren. Ook daar zie ik een flinke tijdsbesparing.”

Opleverdocument
Uiteindelijk wil Van der Heijden bij oplevering van een schip een Shipbuilder bestand meegeven. “Omdat de laatste informatie netjes in Shipbuilder staat kan ik eenvoudig een set met  oplevergegevens meegeven. De klanten kunnen hierin gedurende de levenscyclus alle informatie van een schip opvragen. Dit was voorheen een stuk lastiger. Met Shipbuilder realiseer ik orde en structuur in de tender.”

Bekijk hier het interview met Humphrey van der Heijden van  Damen Shipyards te Den Helder: